Dopo aver messo in evidenza gli elementi fondanti e gli obiettivi del welfare, è giunto il momento di spostare l’attenzione sul documento che diventerà custode materiale del piano welfare delineato. Un aspetto, quest’ultimo, tutt’altro che banale, infatti in caso di regolamento non conforme alla Legge, ciò che verrà corrisposto rischierà di essere tramutato in retribuzione con il ricalcolo di tutte quelle somme non pagate nel corso del tempo.

Avrai buttato tempo e soldi.

Come evitare tutto questo? Realizzando un regolamento welfare a prova di controllo, lasciando i modelli prestampati a chi ama rischiare, consapevolmente o meno.

Ogni volta che andiamo a realizzare un nuovo progetto di welfare aziendale spiego in cosa consiste il valore aggiunto del nostro lavoro che, partendo dal comprendere le necessità aziendali, giunge fino a definire un regolamento coerente sia nel contenuto che nella forma. Una sola frase o una sola previsione errata possono inficiare la validità dell’accordo con conseguenze economiche importanti; infatti, le somme riconosciute ai lavoratori e spese per beni e servizi, saranno considerate retribuzione a tutti gli effetti con il conseguente calcolo di contributi e sanzioni a carico del datore di lavoro.

Per arrivare alla versione finale del regolamento welfare si passerà attraverso l’analisi delle bozze che realizzeremo durante il processo, dopo aver compreso ed elaborato le esigenze aziendali.

Nei primi incontri, infatti, definiamo la struttura generale del regolamento, poi lavoriamo sulle versioni successive frutto del confronto. Compatibilmente con le richieste e con le aspettative, creiamo un documento che rispecchi la volontà aziendale di creare benessere in azienda attraverso il welfare, il contenuto del regolamento potrà essere più o meno complesso in base a diversi fattori.

Tra le altre cose, quello che incide sulla complessità è:

• Obiettivi aziendali che si vogliono individuare;
• Diverse categorie di lavoratori con riconoscimenti economici differenti;

Quando si vuole creare un sistema premiale basato su obiettivi complessi, che fanno scattare il beneficio per tutti o per categorie di lavoratori, il grado di attenzione sulla stesura del testo aumenta. Tra le bozze e la versione definitiva di un regolamento welfare ci sono tanti ragionamenti, simulazioni, stime di costo e valutazioni di impatto.

Pensare di non dedicarci tempo ed attenzione è da folli.

Immaginate di non prevedere una clausola di non spettanza al verificarsi di un determinato evento, ipotizziamo il caso di volontaria interruzione del rapporto di lavoro per dimissioni volontarie. Se il regolamento non dispone nulla, quel lavoratore manterrà i medesimi diritti degli altri e godrà di quanto messo a disposizione. Magari è quello che volevate o magari no. Il problema sta solo nella consapevolezza di certe previsioni.

Noi amiamo rendere consapevoli i nostri clienti di ciò che stiamo realizzando insieme, ci sforziamo di rendere semplice ogni passaggio al fine di prender le decisioni con il giusto livello di consapevolezza. Il documento finale, che rappresenterà l’elemento distintivo dell’azienda in tema di benessere aziendale, verrà presentato e spiegato ai lavoratori. Loro, come approfondito negli articoli precedenti, saranno parte attiva del processo di realizzazione e grazie al manifestare delle loro esigenze porteranno alla stesura del testo definitivo.

La cosa più bella sarebbe quella di presentarlo a tutti i lavoratori di persona, ma non sempre è possibile.

Unitamente al regolamento finale, avremo a nostra disposizione una serie di “allegati” che costituiranno parte integrante della documentazione da conservare, sto parlando dei verbali interlocutori con i lavoratori e del questionario anonimo fatto all’inizio. Sia i verbali che il report del questionario rappresenteranno valida dimostrazione del coinvolgimento delle persone nella realizzazione del piano welfare, coinvolgimento non obbligatorio ma necessario per le finalità che dovrebbero stare alla base del welfare.

Seppur possa sembrare una tematica minoritaria, ho scelto appositamente di affrontare questo argomento in un breve articolo a sé stante, per dare risalto all’importanza che la forma del regolamento welfare deve rivestire, onde evitare di vanificare gli sforzi compiuti per la sua realizzazione.