Computer e smartphone sono, ormai, dispositivi utilizzati da moltissimi lavoratori e aziende. La loro classificazione come benefit aziendali dipende, però, da specifiche condizioni di tipo normativo e contrattuale.
La distinzione tra benefit aziendale e semplice strumento di lavoro non è sempre immediata e richiede l’analisi delle modalità di assegnazione e utilizzo. In breve, potremmo dire che, se il computer o telefono può essere utilizzato dal dipendente solo per attività lavorative, allora non rappresenta un benefit; al contrario, se il dispositivo può essere utilizzato anche per scopi personali o presenta caratteristiche che eccedono le mere necessità professionali, lo stesso è classificabile come fringe benefit, con conseguenti implicazioni di carattere fiscale e contributivo.
La corretta classificazione di questi strumenti digitali ha impatti significativi sia per l’azienda che per il lavoratore, influenzando la tassazione, i contributi previdenziali e la pianificazione del welfare.
In questo articolo vedremo, quindi, in quali casi un computer o un telefono rappresenta un benefit, quali sono i criteri di valutazione fiscale, qual è la differenza tra uso aziendale e uso personale e come gestire correttamente questi strumenti nella strategia di welfare.
Sommario
- Premessa: cos’è il reddito di lavoro dipendente
- Quando computer e telefono diventano benefit
- Criteri di valutazione e impatto fiscale
- Caso pratico: Luigi e i suoi dispositivi aziendali
- Uso esclusivamente aziendale vs. uso promiscuo
- Welfare e benessere aziendale: scegli NOI!
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Premessa: cos’è il reddito di lavoro dipendente
Prima di addentrarci nel cuore dell’argomento, è bene ricordare ciò che l’attuale normativa identifica come reddito di lavoro dipendente e che troviamo descritto nel comma 1 dell’art. 51 del TUIR, il quale recita:
“Il reddito di lavoro dipendente è costituito da tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro.”
È fondamentale, quindi, tenere a mente che si configura come reddito di lavoro dipendente tutto ciò che è suscettibile di valutazione economica, e non, come molti erroneamente credono, solo le somme di denaro.
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Quando computer e telefono diventano benefit
Come accennato nell’introduzione, un computer o telefono aziendale si qualifica come benefit quando offre al dipendente un vantaggio economico che va oltre le mere esigenze lavorative.
Dal punto di vista pratico, le modalità d’uso e le caratteristiche che “trasformano” un dispositivo digitale in un benefit aziendale includono:
- la possibilità di utilizzarlo per scopi personali anche al di fuori dell’orario di lavoro
- specifiche tecniche superiori a quelle richieste dalle mansioni
- software o applicazioni non strettamente professionali
Inoltre, la proprietà del dispositivo gioca un ruolo fondamentale: se il dipendente può trattenere il dispositivo anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro, lo stesso si configura automaticamente come benefit.
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Al contrario, quando l’utilizzo di un computer o telefono è limitato all’attività professionale, lo stesso non rappresenta un benefit, ma uno strumento di lavoro, il quale, non generando alcun vantaggio economico per il lavoratore, non porta ad alcun carico contributivo o fiscale.
Criteri di valutazione e impatto fiscale
Pochi lo sanno, ma la valutazione di computer e telefoni aziendali come benefit segue criteri specifici stabiliti dall’Agenzia delle Entrate.
In particolare, il valore del benefit corrisponde al costo sostenuto dall’azienda per l’acquisto o il noleggio del dispositivo, eventualmente ridotto in proporzione all’uso esclusivamente aziendale dimostrabile.
Gli impatti fiscali e contributivi, quando presenti, sono significativi. In caso di computer o telefono classificato come fringe benefit, infatti:
- l’azienda sarà soggetta al costo contributivo relativo al valore riconosciuto come reddito di lavoro dipendente
- il lavoratore, invece, vedrà aumentare la propria base imponibile, finendo col dover versare maggiori imposte e contributi
Esistono, tuttavia, specifiche soglie di esenzione: nel triennio 2025-2027, ad esempio, la tradizionale soglia di 258,23 € annui per dipendente è stata innalzata a 1.000 € per tutti e 2.000 € per chi ha figli a carico.
Infine, è bene specificare che disporre della documentazione è primario per dimostrare la natura del benefit. L’azienda, infatti, deve conservare:
- i contratti di acquisto o noleggio
- le policy interne sull’utilizzo dei dispositivi
- le comunicazioni ai dipendenti sulle modalità d’uso
- le registrazioni delle eventuali limitazioni tecniche applicate
Questi documenti sono fondamentali non solo in caso di controlli fiscali, ma anche per una corretta gestione del welfare aziendale.
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Caso pratico: Luigi e i suoi dispositivi aziendali
Luigi è Marketing Manager di una grande azienda di Roma e ha ricevuto in dotazione sia un iPhone che un PC portatile con le seguenti condizioni:
- l’iPhone può utilizzarlo anche per le chiamate personali e l’installazione di app private, ed è quindi un benefit
- il PC portatile, invece, presenta restrizioni che impediscono l’installazione di software e l’accesso a siti web non professionali
Nel caso dell’iPhone, l’azienda ha dovuto calcolare il valore del benefit basandosi sul costo del dispositivo e del piano tariffario scelto, per poi applicare la conseguente tassazione. Il valore complessivo di 1.300 € annui ha portato a un aumento del reddito da lavoro dipendente di Luigi, il quale sarà tenuto a versare allo Stato maggiori imposte e contributi.
Per quanto riguarda il PC portatile, invece, non si è configurato alcun benefit: le restrizioni tecniche implementate e la policy che ne vieta l’uso personale hanno mantenuto il dispositivo nella categoria degli strumenti di lavoro, non configurando alcun vantaggio economico per Luigi.
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Uso esclusivamente aziendale vs. uso promiscuo
La distinzione tra uso esclusivamente lavorativo e uso promiscuo rappresenta il criterio base per la classificazione di un dispositivo.
L’uso esclusivamente aziendale richiede l’implementazione di misure concrete, le quali impediscano l’utilizzo personale, come software di controllo, limitazioni di accesso, policy aziendali rigorose, ecc.
È importante sapere, poi, che, affinché si configuri l’uso promiscuo del computer o telefono, non è necessario che l’utilizzo dello stesso sia “intensivo”, ma è sufficiente che sia possibile navigare liberamente su internet, installare applicazioni personali o utilizzare il dispositivo in qualsiasi momento della giornata, anche al di fuori dell’orario lavorativo.
Le aziende che desiderano evitare che il dispositivo fornito al lavoratore venga classificato come benefit devono, quindi, implementare:
- sistemi di controllo in remoto che limitino l’accesso ai soli siti e le applicazioni aziendali
- policy interne chiare e comunicate formalmente ai dipendenti
- procedure di restituzione immediata del computer o telefono al termine del rapporto di lavoro
- monitoraggio dell’utilizzo con reportistica periodica
Queste misure devono essere documentate e verificabili, poiché l’onere della prova dell’uso esclusivamente aziendale ricade sull’azienda.
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Welfare e benessere aziendale: scegli NOI!
La gestione di computer e telefono aziendale come benefit richiede competenze specifiche in materia di welfare aziendale e normativa fiscale. La corretta classificazione di questi strumenti può, infatti, generare significativi risparmi fiscali per l’azienda e vantaggi per i dipendenti, ma necessita di un approccio strutturato e professionale.
In qualità di consulente del lavoro specializzato in welfare aziendale, ho supportato numerose imprese nell’ottimizzazione delle loro politiche di welfare, inclusa la gestione dei dispositivi tecnologici. L’esperienza mi ha insegnato che ogni azienda presenta specificità uniche, le quali hanno bisogno di soluzioni personalizzate e conformi alla normativa vigente.
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Analizzerò la tua situazione e ti fornirò consigli pratici per trasformare i tuoi strumenti digitali in efficaci leve di welfare aziendale, nel rispetto della normativa e portando realmente il benessere in azienda.
CEO di NOI Srl e consulente del lavoro. Porto il welfare nelle aziende e creo contenuti digitali per chi desidera ottenere risultati attraverso il benessere lavorativo.
