I buoni pasto e i buoni spesa rappresentano due degli strumenti di welfare aziendale più diffusi e apprezzati dai lavoratori italiani.
Questi benefit non solo offrono vantaggi concreti ai dipendenti, permettendo loro di accedere a servizi essenziali, ma costituiscono anche un’importante leva motivazionale per le aziende. La loro implementazione, infatti, può contribuire significativamente al miglioramento del clima aziendale e alla produttività generale.
Come consulente di welfare aziendale, mi confronto quotidianamente con imprenditori e responsabili HR che desiderano introdurre questi strumenti nelle proprie realtà, ma spesso si trovano disorientati di fronte alla molteplicità di offerte e fornitori disponibili sul mercato.
Sapere quali buoni pasto e buoni spesa scegliere e dove acquistarli è fondamentale per ottimizzare il proprio investimento in welfare, quindi vediamo subito quali sono le principali tipologie di buoni, i canali d’acquisto più vantaggiosi, i criteri di scelta più importanti e le procedure necessarie per implementare correttamente questi strumenti in azienda.
Sommario
- Buoni pasto e buoni spesa: differenze e caratteristiche
- I principali fornitori di buoni pasto e buoni spesa in Italia
- Come acquistare i buoni: canali online e offline
- Criteri di scelta per un acquisto consapevole
- Come implementare i buoni in azienda
- Ancora dubbi cui buoni? Chiedi a NOI!
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Buoni pasto e buoni spesa: differenze e caratteristiche
Prima di procedere all’acquisto di buoni pasto e buoni spesa, è bene comprenderne le differenze sostanziali. Per quanto simili, infatti, questi due strumenti presentano caratteristiche distintive che li rendono adatti a scopi diversi all’interno di una strategia di welfare aziendale.
I buoni pasto sono titoli di legittimazione che consentono al dipendente di acquistare pasti o prodotti alimentari pronti per il consumo. Hanno un valore prefissato (generalmente tra i 5 e i 12 euro) e godono di un trattamento fiscale agevolato: sono deducibili per l’azienda fino a 4 € per i buoni cartacei e fino a 8 € per quelli elettronici, e non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente entro questi limiti.
I buoni spesa, invece, sono voucher che permettono l’acquisto di beni di varia natura presso negozi convenzionati, quindi non limitato ai prodotti alimentari. Questi buoni rientrano nel più ampio insieme dei fringe benefit e sono soggetti a limitazioni fiscali diverse rispetto ai buoni pasto.
Per entrambe le tipologie esistono format cartacei ed elettronici, con questi ultimi che stanno progressivamente prendendo il sopravvento grazie alla maggiore praticità, sicurezza e ai vantaggi fiscali che offrono.
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I principali fornitori di buoni pasto e buoni spesa in Italia
Il mercato italiano offre diverse soluzioni per l’acquisto di buoni pasto, con operatori che si differenziano per capillarità della rete di esercizi convenzionati, servizi aggiuntivi e condizioni economiche.
Tra i principali fornitori di buoni pasto in Italia troviamo:
- Edenred, con il suo prodotto Ticket Restaurant
- Sodexo, che offre i Pass Lunch
- Up Day, con il servizio Day Buoni Pasto
- Pellegrini, con il suo Pellegrini Card
Per quanto riguarda i buoni spesa, invece, molti degli stessi operatori offrono anche soluzioni dedicate, come ad esempio:
- Edenred con i Ticket Compliments
- Sodexo con i Pass Shopping
- Epipoli, specializzata in gift card utilizzabili come benefit aziendali
La scelta del fornitore ideale dipende da diversi fattori che vanno attentamente valutati: la diffusione degli esercizi convenzionati nella zona di interesse, le commissioni applicate, i servizi di supporto offerti e le eventuali integrazioni con sistemi di gestione già presenti in azienda.
In qualità di consulente, consiglio sempre ai miei clienti di richiedere preventivi personalizzati a più fornitori e di comparare non solo i costi diretti ma anche i servizi accessori, i quali possono fare la differenza.
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Come acquistare i buoni: canali online e offline
Esistono due canali attraverso cui è possibile acquistare buoni pasto per la propria azienda, ognuno con specifici vantaggi e caratteristiche.
Acquisto diretto dal fornitore
La modalità più tradizionale consiste nell’instaurazione di un rapporto diretto con il fornitore scelto, con la possibilità di negoziare condizioni personalizzate e accedere a servizi dedicati di supporto.
Per attivare questa modalità è generalmente necessario:
- contattare il fornitore tramite il suo sito web o numero verde
- richiedere un preventivo personalizzato
- negoziare le condizioni contrattuali
- stipulare un contratto di fornitura
I fornitori principali dispongono tutti di portali online dedicati alle aziende, attraverso cui è possibile gestire gli ordini, monitorare l’utilizzo dei buoni e accedere a una completa e dettagliata reportistica.
Volendo fare un’esempio, un’azienda che desidera concedere ai propri lavoratori i buoni spesa di un determinato esercente è libera di farlo e può acquistali direttamente presso lo stesso, ricevendo il voucher – in formato cartaceo o digitale, a seconda del caso – e la relativa fattura.
I vantaggi? Per l’azienda, zero intermediari e costi ridotti. I lavoratori, però, potranno spendere il benefit solo presso lo specifico esercizio.
Piattaforme di welfare aziendale
Un’alternativa sempre più diffusa è rappresentata dalle piattaforme integrate di welfare aziendale. Queste soluzioni consentono di acquistare buoni pasto e buoni spesa all’interno di un ecosistema più ampio di servizi di welfare e i vantaggi principali includono:
- gestione centralizzata di tutti i benefit aziendali
- maggiore flessibilità nella scelta dei fornitori
- possibilità di integrare i buoni con altri strumenti di welfare
- accesso a dashboard analitiche avanzate
Se si opta per una piattaforma di welfare aziendale, bisognerà prima di tutto “caricare” una somma per ogni beneficiario dei buoni. Ricevuto il pagamento, il fornitore del servizio permetterà ai lavoratori di spendere la somma riconosciuta presso gli esercizi del proprio network.
Il principale vantaggio è rappresentato dal fatto che, a fronte di una fee da riconoscere alla piattaforma, i lavoratori potranno spendere i buoni presso un vasto numero di esercenti. Inoltre, l’azienda non dovrà gestire nulla al di fuori del rapporto commerciale con la piattaforma, in quanto sarà quest’ultima a occuparsi della parte amministrativa con i lavoratori.
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Criteri di scelta per un acquisto consapevole
La selezione del fornitore e della tipologia di buoni più adatti alle proprie esigenze richiede un’analisi attenta di diversi fattori. Nella mia esperienza, ho identificato alcuni criteri fondamentali che consiglio sempre di considerare prima di procedere all’acquisto di buoni pasto.
La rete di esercizi convenzionati rappresenta, probabilmente, il fattore più determinante: è essenziale verificare che i buoni siano spendibili in locali facilmente accessibili dai dipendenti, sia nei pressi dell’azienda che nelle zone di residenza. Non a caso, molti fornitori offrono strumenti di geolocalizzazione utili a verificare la copertura nelle aree d’interesse.
Un altro elemento cruciale riguarda i costi complessivi, i quali includono:
- il valore nominale dei buoni
- le commissioni applicate (generalmente tra il 5% e il 15%)
- i costi di emissione e consegna
- eventuali costi di gestione della piattaforma
La forma dei buoni (cartacea o elettronica) rappresenta un ulteriore criterio di scelta importante. In generale, i buoni elettronici offrono significativi vantaggi in termini di:
- maggiori benefici fiscali
- riduzione dei rischi di smarrimento
- facilità di distribuzione
- possibilità di monitoraggio in tempo reale dell’utilizzo
Infine, è fondamentale valutare il livello di assistenza fornito, la semplicità delle procedure di ordine e riordino e la qualità dei sistemi di reporting messi a disposizione dal fornitore.
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Come implementare i buoni in azienda
Una volta scelto il fornitore e il tipo di buoni più adatti alle proprie esigenze, è necessario seguire alcune procedure per implementare correttamente questi strumenti nella propria organizzazione.
Il primo passo consiste nella definizione chiara della policy aziendale relativa all’assegnazione dei buoni pasto. Questa dovrebbe specificare:
- chi sono i destinatari dei buoni
- i criteri di assegnazione (es. giorni di presenza, part-time/full-time)
- la periodicità di distribuzione
- le eventuali condizioni particolari
Successivamente, è importante pianificare adeguatamente la comunicazione interna, informando i dipendenti su:
- le caratteristiche dei buoni
- le modalità di utilizzo
- gli esercizi convenzionati
- i vantaggi fiscali associati
Per una gestione efficace, consiglio sempre di nominare un referente interno responsabile per il programma, il quale possa fungere da punto di contatto tra l’azienda, il fornitore e i dipendenti, occupandosi della gestione ordinaria e della risoluzione di eventuali problematiche.
Infine, è fondamentale implementare un sistema di monitoraggio periodico che permetta di valutare l’efficacia dell’iniziativa, il gradimento da parte dei dipendenti e il ritorno dell’investimento per l’azienda.
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Ancora dubbi sui buoni? Chiedi a NOI!
I buoni pasto e i buoni spesa rappresentano strumenti preziosi all’interno di una strategia di welfare aziendale ben strutturata. La loro corretta implementazione può generare benefici tangibili sia per i dipendenti che per l’azienda, migliorando il clima organizzativo e ottimizzando il trattamento fiscale dei compensi.
Come abbiamo visto, il mercato offre diverse soluzioni di acquisto, ciascuna con caratteristiche specifiche che la rendono più o meno adatta alle esigenze della singola azienda. La scelta del fornitore, del canale di acquisto e della tipologia di buoni deve, quindi, essere frutto di un’analisi attenta delle proprie necessità e delle esigenze del team di lavoro.
Se desideri approfondire il funzionamento di buoni spesa e buoni pasto e ricevere assistenza personalizzata per la tua azienda, prenota una consulenza gratuita con me o un altro dei miei collaboratori. Saremo lieti di aiutarti a individuare la soluzione più adatta alle tue esigenze e a implementarla in modo efficace, trasformando questo strumento di welfare in un fattore di successo per la tua organizzazione.
CEO di NOI Srl e consulente del lavoro. Porto il welfare nelle aziende e creo contenuti digitali per chi desidera ottenere risultati attraverso il benessere lavorativo.
