Queste sono alcune delle domande ricorrenti che riceviamo, tutte sono accomunate dal medesimo fine, risparmiare sul costo del lavoro davvero pesante nel nostro paese:

• Esistono importi che posso inserire in busta paga ma che non impattano sul costo?
• Posso dare rimborsi kilometrici ai miei lavoratori?
• Risparmio denaro su quelle somme, vero?
• Sono come le indennità di trasferta che sono esenti da contributi ed imposte, è corretto?
• Il mio dipendente vive in un altro comune rispetto a quello della sede di lavoro, posso sfruttare la trasferta visto che tutti i giorni viene da casa a lavoro, giusto?

Faccio il punto della situazione cercando di spiegare il tutto nel modo più semplice possibile.

All’interno della busta paga che chiamerò con il suo nome, Libro Unico del Lavoro o LUL, transitano somme che possono avere o meno una valenza retributiva, quando una somma economica acquisisce valenza retributiva si porta dietro il costo del lavoro per il datore.

La retribuzione è la prima voce con valenza retributiva, la retribuzione che i CCNL ci impongono come retribuzione minima da erogare ai nostri lavoratori.

Quella retribuzione è la base di partenza per arrivare a calcolare quelle che saranno le voci che definirò imponibili, ad esempio:

1. dalla retribuzione mensile calcoleremo le mensilità aggiuntive
2. calcoleremo la retribuzione giornaliera e oraria per eventuali maggiorazioni
3. calcoleremo il valore di un giorno di ferie o di un’ora di permesso
4. otterremo la Retribuzione Annua Lorda su cui calcolare contributi ed imposte

In linea di massima quindi, tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro, costituiscono reddito da lavoro dipendente (o assimilato) e rappresentano la base su cui calcolare:

• per il lavoratore i contributi a suo carico e le imposte a suo carico;
• per l’azienda i contributi a suo carico e la maturazione di elementi accessori come il TFR o le mensilità aggiuntive.

Avranno tale natura quindi:

• tutte le somme erogate a titolo di premio o di bonus;
• gli aumenti di retribuzione per qualsiasi motivo;
• i benefits in natura salvo le soglie di non concorrenza (argomento affrontato in questo articolo: Articolo su Fringe benefits e Flexible benefits)

Ci sono però dei valori e delle somme che possono non rientrare nel reddito e tale esclusione ci permette anche di non calcolarci il classico costo del lavoro (INPS, IRPEF, TFR, Mensilità aggiuntive, ecc.).

Tali voci avranno solo l’effetto di aumentare il netto in busta senza rientrare nel processo di calcolo di INPS ed IRPEF.

Quali sono quelle somme esenti?

In linea generale posiamo riassumerle in tre voci, nei casi più comuni:

1. i rimborsi di spese effettuate dal lavoratore in nome e per conto del datore di lavoro;
2. i rimborsi kilometrici per l’utilizzo della propria auto nello svolgere attività nell’interesse aziendale, fuori dal comune della sede di lavoro abituale;
3. Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale (definite trasferte o diarie)

Le somme erogate a tale titolo, quindi, non solo non concorreranno a formare reddito per il lavoratore che le percepirà, ma non rappresenteranno nemmeno la base per il calcolo del costo aziendale.

In pratica saranno somme che avranno un impatto solo sul netto in busta e non arriveranno a formare il reddito annuale che i lavoratori potranno trovare nella Certificazione Unica annuale nella casella reddito complessivo.

Le regole da seguire per gestire correttamente le somme esenti in busta paga

Ogni voce di rimborso o di indennità esente da INPS e IRPEF deve essere gestita in modo corretto al fine di non vedersi contestata la sua esenzione.

Non è raro trovare un utilizzo esagerato di tali voci all’interno del LUL al solo fine di abbattere, in modo non lecito, il costo del lavoro, ma le conseguenze sono molto pesanti per i datori di lavoro che non si tutelano.

Erogare infatti rimborsi o trasferte che non siano gestite nel migliore dei modi, rischia di trasformarsi in un devastante boomerang di sanzioni e costi inaspettati in capo al datore di lavoro che, solo temporaneamente, ha risparmiato sul costo del lavoro.

Considerando il periodo di accertamento retroattivo di 5 anni, il rischio è di doversi giustificare, a fronte di un controllo, per somme esenti erogate negli anni precedenti, salvo poi vedersi contestare dette somme come retribuzione imponibile con il relativo calcolo di contributi e sanzioni per omissione o evasione contributiva.

La regola principale è documentare le somme erogate, sia che esse siano rimborsi o indennità per trasferte fuori dal comune.

Il controllo retroattivo non potrà che partire da un controllo documentale e quindi l’ispezione potrebbe esaurirsi alla verifica di detta documentazione, l’assenza giustificherebbe la contestazione delle somme esenti e la loro conversione in retribuzione.

Entriamo nel merito delle voci esenti nel LUL, più comuni.

I rimborsi di spese effettuate dal lavoratore in nome e per conto del datore di lavoro;

Questo è il caso che prevede un rimborso delle somme pagate dal lavoratore ma nell’interesse del datore.

È il classico caso di acquisto di materiale con anticipo di somme da parte del lavoratore, ipotizziamo alla carta per la stampa in un ufficio, un lavoratore potrebbe dover aver bisogno di acquistare tale materiale a causa di esaurimento in azienda, potrebbe farlo e farsi rimborsare.

È chiaro che tale somma non può rappresentare reddito in capo al lavoratore.

Quei valori saranno giustificati dal lavoratore che si vedrà rimborsata la somma in aumento nel LUL. Il concetto importante è legato all’interesse aziendale e mai personale, infatti in caso di rimborso di beni o servizi di utilità personale, dette somme si configurerebbero come reddito.

I rimborsi kilometrici per l’utilizzo della propria auto nello svolgere attività nell’interesse aziendale, fuori dal comune della sede di lavoro abituale;

Discorso più complesso rispetto ai rimborsi spese, si tratta di rimborsi quantificati in base ai km percorsi con un’auto propria o comunque nella disponibilità del lavoratore, per svolgere attività nell’interesse del datore di lavoro.

Ipotizziamo che un’azienda abbia la necessità di andare presso un fornitore per consegnare un bene e che a farlo sia un suo lavoratore, presso la sede del fornitore a 100 km e fuori dal comune della sede aziendale.

Se questo lavoratore, per fare tale consegna, utilizzerà il proprio mezzo di trasporto, avrà diritto a un’indennità quantificata considerando i km percorsi e l’auto utilizzata.

Le tabelle ACI in questo ci vengono in aiuto e ci indicano il valore economico da riconoscere al lavoratore, inteso come soglia esente. Nel caso specifico, 200 km percorsi tra andata e ritorno, moltiplicati per il valore a km, ipotizziamo 0,35 centesimi, restituirebbe l’indennità spettante, euro 70,00.

In sostanza al lavoratore spetterebbero 70 euro nette in busta per aver effettuato la consegna utilizzando l’auto propria.

L’accortezza sta nel documentare tale spostamento attraverso una richiesta del datore, la comunicazione del tipo di mezzo e l’autorizzazione aziendale all’utilizzo di tale mezzo con riconoscimento della relativa indennità.

Spesso si sente dire che il tragitto casa lavoro, stando in comuni diversi, giustifica il rimborso km e/o l’indennità di trasferta.

Purtroppo, il tragitto casa lavoro non giustifica la trasferta, né tantomeno i rimborsi km al dipendente. perché non si configura alcuna variazione momentanea del luogo di lavoro ordinario, in poche parole, le parti erano già a conoscenza dell’ubicazione della sede di lavoro e la residenza/domicilio, fuori dal comune della sede aziendale, non può garantire l’esenzione sulle somme erogate a titolo di rimborso km, trasferta ecc..

Questo non significa che non possiamo erogare somme a tale titolo, significa solo che tali erogazioni sarebbero equiparate a retribuzione e quindi imponibili ai fini previdenziali e fiscali.

Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale (definite trasferte o diarie)

Quando viene svolta un’attività lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro, presso altro comune, i rimborsi possono essere:

• Analitici

Devi documentare ogni singola voce di spesa effettuata per la trasferta (es. spese di vitto e alloggio, spese per trasporto).

• Forfettari

viene pattuita un’indennità fissa per ogni giorno di lavoro determinata forfettariamente. La cifra prescinde quindi dalle spese che siano effettivamente state sostenute dal dipendente.

Il vantaggio è l’esenzione fino a 46,48 euro al giorno (e 77,46 euro giornalieri per trasferte estere). In aggiunta potrebbero essere rimborsate separatamente le spese di trasporto, sempre da documentare (costo mezzi di trasporto o rimborso km).

• Misti

si tratta di una soluzione intermedia tra il sistema del rimborso analitico e quello forfettario. Si potranno, quindi, rimborsare analiticamente le spese per vitto e alloggio e aggiungere un’indennità di trasferta con limiti di esenzione ridotti rispetto ai 46,48 euro.

Requisito importante da rispettare per poter garantire l’esenzione della trasferta o dei rimborsi km, è che ci sia una variazione temporanea della sede abituale di lavoro.

Il solo fatto di avere un domicilio o una residenza “lontana” dalla sede di lavoro, non permette di sfruttare il vantaggio legato all’erogazione di tali somme esenti.

Le previsioni normative di vantaggio sono riservata a quelle situazioni temporanee di spostamento che presuppongono non solo spese aggiuntive in capo al lavoratore, ma anche una condizione di temporaneo disagio, da indennizzare.

Come nel caso dei rimborsi kilometrici, il mio consiglio sarà sempre quello di documentare ogni spostamento che comporterà un riconoscimento economico.

Aspetti pratici

Ogni mese, l’interessato a ricevere le somme a titolo di trasferta o rimborso chilometrico dovrà preoccuparsi di rendicontare il tutto al fine di richiedere il relativo rimborso (il pagamento potrà avvenire anche con altra cadenza).

Prima di fare questo consigliamo di formalizzare una richiesta, a cui seguirà un’autorizzazione, per la spettanza di tali rimborsi.

Di solito con i clienti condividiamo:

• un documento di richiesta “AUTORIZZAZIONE PREVENTIVA AI RIMBORSI KM” da compilare e firmare (compilazione una tantum annuale in quanto il valore ACI varia ogni anno o alla variazione del mezzo. Per individuare il valore vi supporteremo attraverso la condivisione dei dati dell’auto e delle tabelle ACI al fine di mettervi nelle condizioni di compilarlo correttamente);

Una volta richieste ed approvate le forme di rimborso, il lavoratore avrà l’onere di rendicontarne le circostanze al fine di poter mettere nelle condizioni il datore di lavoro di autorizzarne il pagamento in busta paga, noi consigliamo:

• un file di rendicontazione dei km, “RENDICONTAZIONE_PER_RIMBORSI_KM+RIMBORSI_SPESA” da compilare e firmare a cura delle parti;
• un file di rendicontazione delle trasferte “AUTORIZZAZIONE_E_RENDICONTAZIONE_TRASFERTE” da completare ogni mese interessato da trasferte.

Il mio consiglio è di farsi supportare dal proprio consulente del lavoro, i benefici sono di gran lunga superiori ai rischi derivanti da una non corretta gestione.

Conclusioni

Sfruttare le voci esenti quando ne ricorrono i presupposti la ritengo una pratica giusta considerando che spesso tali indennità, pensate ai rimborsi kilometrici, vanno a ristornare il lavoratore per spese connesse all’usura del mezzo utilizzato ed è corretto, a mio avviso, non far rientrare tali voci nel reddito da assoggettare a contributi ed imposte.

Rispetto ai benefits, argomento affrontato in questo articolo: Articolo su Fringe benefits e Flexible benefits, la gestione di tali somme è ancor più delicata ed importante in quanto sono le voci più attenzionate in fase di controllo ispettivo, non rappresentando importi su cui gravano contributi ed imposte ed a volte utilizzati in modo non corretto per arrivare ad una remunerazione netta concordata.

Se vuoi realizzare il welfare con me, fissa un incontro. Trovi qui le mie disponibilità: Fissa una call.

Alla prossima, Massimiliano

Rimaniamo in contatto:

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