Il rimborso chilometrico rappresenta una delle forme più diffuse di indennizzo per i dipendenti che usano il proprio veicolo per fini lavorativi. Questo strumento, infatti, permette all’azienda di rimborsare le spese sostenute dal lavoratore per gli spostamenti effettuati nell’interesse dell’impresa, senza che tale somma costituisca reddito imponibile.
Premesso che la non concorrenza al reddito garantisce sia al dipendente che al datore di lavoro un significativo vantaggio fiscale e previdenziale, in questo articolo vediamo cos’è il rimborso chilometrico, come si calcola, quali sono i limiti di esenzione e quali vantaggi concreti porta all’azienda.
Sommario
- Cos’è il rimborso chilometrico
- Come si calcola il rimborso chilometrico
- I limiti di esenzione
- I vantaggi per l’azienda
- Welfare e benessere aziendale: scegli NOI!
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Cos’è il rimborso chilometrico
Come accennato poc’anzi, il rimborso chilometrico è un’indennità che le aziende riconoscono ai lavoratori quando questi utilizzano il proprio veicolo personale per spostamenti legati all’attività lavorativa.
Parliamo, quindi, di un meccanismo che consente di compensare il collaboratore per l’usura del mezzo, il carburante consumato e le altre spese connesse all’utilizzo dell’auto, della moto o di qualsiasi altro veicolo impiegato per effettuare trasferte, visite a clienti e spostamenti simili.
Affinché il rimborso venga riconosciuto, è necessario che il mezzo utilizzato sia di proprietà del lavoratore, o comunque nella sua disponibilità. Appurato questo, è importante sapere che:
- il rimborso può essere concesso sia ai lavoratori dipendenti che agli amministratori e i collaboratori dell’azienda
- non costituisce reddito imponibile per il beneficiario, quindi l’azienda può erogarlo senza applicare ritenute fiscali e contributive
- deve essere documentato attraverso un prospetto che indichi le trasferte effettuate, i chilometri percorsi e il veicolo utilizzato
A differenza del passato, dove a godere dell’esenzione fiscale erano solo i rimborsi chilometrici legati agli spostamenti effettuati al di fuori del comune della sede di lavoro abituale, dal 2026 anche gli spostamenti all’interno del comune possono beneficiare di tale agevolazione.
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Come si calcola il rimborso chilometrico
Il calcolo del rimborso chilometrico si basa sulle tabelle pubblicate annualmente dall’ACI (Automobile Club d’Italia), le quali stabiliscono il costo al chilometro dei veicoli sulla base di diversi fattori, come il tipo di alimentazione, la cilindrata, i consumi medi e il costo di manutenzione.
Per determinare l’importo del rimborso è, quindi, necessario:
- identificare il mezzo utilizzato per lo spostamento rilevando marca, modello e tipo di alimentazione
- consultare le tabelle ACI aggiornate all’ultima versione, andando a individuare il costo chilometrico del veicolo impiegato
- moltiplicare il valore trovato per i chilometri percorsi
Se, ad esempio, un lavoratore effettua una trasferta di 200 km con la sua AUDI A3 2.0 TDI 150CV MY2016 (0,47 € di costo chilometrico), allora l’importo del rimborso sarà di 94,00 € (0,47 x 200 = 94). Tale cifra, come accennato in precedenza, tiene conto di quota capitale, carburante, pneumatici e manutenzione, e sarà inserito in busta paga concorrendo alla formazione del netto, ma senza generare alcun costo aggiuntivo.
Per quanto riguarda l’azienda, infine, è sempre consigliabile richiedere al lavoratore una rendicontazione dettagliata del singolo spostamento, all’interno della quale siano riportate le informazioni essenziali, come la data del viaggio, la destinazione, il motivo e i chilometri percorsi.
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I limiti di esenzione
Come sottolineato dall’Agenzia delle Entrate con la risoluzione 92/E del 2015, se i rimborsi chilometrici erogati rispettano le soglie definite annualmente dall’ACI, le somme corrisposte non concorrono a formare il reddito imponibile del beneficiario, permettendo, così, di godere della piena esenzione fiscale e contributiva sugli importi corrisposti.
Al fine di evitare problemi fiscali è, quindi, fondamentale monitorare attentamente sia i rimborsi erogati sia gli altri benefit concessi durante l’anno, verificando che il totale resti in linea con le soglie prevista da ACI.
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I vantaggi per l’azienda
Adottare i rimborsi chilometrici porta numerosi vantaggi all’impresa:
- dal punto di vista economico, permette di dedurre fiscalmente le spese sostenute, con il risultato di diminuire il carico fiscale complessivo. Inoltre, non dovendo fornire auto aziendali a tutti i lavoratori, si riducono sensibilmente i costi di gestione, manutenzione, assicurazione e ammortamento della flotta aziendale
- sul piano organizzativo, invece, si aumenta la flessibilità e riduce la burocrazia, con i dipendenti liberi di utilizzare il proprio veicolo quando necessario, senza dover prenotare mezzi aziendali o gestire complicate procedure di assegnazione
- in termini di gestione del personale, infine, riconoscere un rimborso equo e trasparente migliora la soddisfazione dei collaboratori, i quali si sentono tutelati nelle spese che sostengono per il lavoro
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Welfare e benessere aziendale: scegli NOI!
In questo articolo abbiamo visto come ottimizzare i costi aziendali e indennizzare i lavoratori attraverso i rimborsi chilometrici, come calcolarne correttamente l’importo e quali vantaggi fiscali e organizzativi portano alle imprese che decidono di implementarli in modo strategico.
L’implementazione di questo e altri strumenti di welfare aziendale richiede, però, competenze specifiche e un’attenta pianificazione.
Se desideri ottimizzare la gestione dei benefit nella tua azienda o adottarne di nuovi, prenota una consulenza personalizzata: insieme, individueremo le soluzioni più adatte ai tuoi obiettivi di business, andando a migliorare, nel contempo, il benessere dei lavoratori.
CEO di NOI Srl e consulente del lavoro. Porto il welfare nelle aziende e creo contenuti digitali per chi desidera ottenere risultati attraverso il benessere lavorativo.
